Envie, demande, commande : Clarifier la situation.

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Clarifier la commande
La clarification de la demande et son évolution éventuelle vers une commande est une étape importante dans la démarche de projet. Elle révèle l’intention des porteurs du projet -c’est la question du sens- et permet de le contextualiser.

Elle est une condition essentielle de son déroulement, de sa valence territoriale ou locale, et servira de base pour mettre en place un processus d’évaluation. Quelle est la nature du projet (Transition écologique ou non?) Quelles sont les attentes de chacun, quelle répartition des rôles, quels résultats, quels moyens mobiliser, quel impact?

L'objectif pédagogique

Il s’agit ici de s’interroger sur les moyens de passer de l’idée au projet. L’idée vient souvent d’un prescripteur ou d’un petit groupe. Comment la faire mûrir pour qu’elle devienne un projet partagé?

Clarifier la commande revient aussi à repérer le caractère TE ou DD du projet, ce qui revient à l’interpréter pour ensuite la reconstruire avant de s’engager dans son accompagnement.

En préalable, la personnes susceptible d'accompagner le projet aura pris le temps de s'informer sur le thème abordé, et lors de la première rencontre mettra en œuvre un travail de partage des représentations des participants.

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Des acteurs témoignent
Le porteur de projet a souvent une vision et des intérêts à défendre dans un projet. Nous on ne va pas défendre sa vision, on la prendra en compte au même titre que celles des autres acteurs.
Philippe Barret, médiateur territorial

Quels que soient les domaines et le mode d’intervention sollicités, il est important de cerner au plus près la prestation souhaitée pour mieux la préciser dans la commande. Il s’agit de passer d’une demande initiale (simple idée formulée ou commande sommaire) vers une demande “clarifiée” pour aboutir à une commande “finalisée”.

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Des acteurs témoignent
Pour qu’il y ait accompagnement il faut une demande (exemple : un groupe d’habitants qui demande de l’aide pour mettre en place une épicerie solidaire dans le quartier et on discute, on pose un contrat, c’est une condition de changement, une volonté de changer, ça s’impose pas). David Chabanol, chargé de mission DD et dialogue territorial

La clarification peut se faire par entretien s’il s’agit d’un commanditaire unique (prescripteur) ou en groupe s’il s’agit d’un collectif plus ou moins organisé.
A ce stade, et essentiellement lorsqu’il s’agit d’un premier entretien, il faudra l’organiser de façon à aborder pour les clarifier :

  • des éléments de contexte, les enjeux, l'environnement du projet,
  • des éléments relatifs au commanditaire, la structure, son organisation, sa localisation, son effectif...
  • des éléments sur les acteurs concernés par la démarche, leur lien avec la thématique abordée, leurs contraintes, leurs positions,
  • la problématique, les besoins auxquels est censée répondre la commande, les évolutions en cours sur le territoire,
  • les objectifs affichés du prescripteur ou du groupe projet, la finalité de l'intervention de l'animateur,
  • les contraintes, les exigences particulières, les risques, l'impact,
  • les résultats attendus, la nature de la prestation souhaitée,
  • les délais de mise en œuvre souhaités, la planification des étapes et des rencontres, le mode d'organisation retenu.

Ce qui doit alerter la personne en charge de l'accompagnement

  • le flou, les manques : ce que l’on ne comprend pas, ce qui n’est pas précis,
  • les attentes “décalées” : celles qui ne relèvent pas d’une démarche participative,
  • les attentes “mal dimensionnées” : des attentes trop précises ou fermées, des attentes trop fortes, des enjeux trop faibles ou mal conscientisés,
  • ce qui n’est pas compatible avec ses principes d’intervention,
  • ce qui sort de son champ de compétence.
  • des impacts et des risques pour l'environnement et la communauté
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Des acteurs témoignent
Un bon accompagnateur, c’est quelqu’un qui est Yin, dans l’ouverture et l’empathie, et aussi capable de conduire, clarifier, poser un cadre et le tenir, c’est le côté Yang. On retrouve cela à plein de niveaux, il s’agit de combiner des qualités opposées.
Philippe Barret, médiateur territorial

A ce stade, la personne en charge de l'accompagnement devra composer avec d’une part une posture de neutralité et d’écoute active, et d'autre part une forme de “fermeté” de façon à ce que la demande initiale s’inscrive progressivement dans le cadre des principes du développement durable et de la transition écologique.

C’est la dimension “éthique” qui conforte la dimension éducative de l’accompagnement. Au travers des questionnements évoqués en amont (impact, risques) il sera possible de reconstruire la demande avec le commanditaire.

S’il s’agit d’un commanditaire unique, la personne en charge de l'accompagnement devra vérifier que la démarche d’accompagnement de projet souhaitée relève bien d’une démarche participative. Elle vérifiera ou proposera notamment que :

  • le sujet est à enjeux, une action est attendue ou nécessaire,
  • l’existence d’une marge de manœuvre réelle, transparente et explicite,
  • la démarche réunit l’ensemble des différentes catégories de publics concernés,
  • le travail s’effectue dans le cadre d’un dialogue,
  • la valorisation, la prise en compte ou la mise en œuvre des résultats est possible et prévue.
  • Il sera mis en œuvre des supports, des temps et des lieux d'information clairement identifiés.
  • S’il s’agit d’un groupe, on choisira une entrée dynamique pour aborder les mêmes sujets mais avec une dimension supplémentaire, celle du rapprochement des points de vues.
  • Il faudra avant tout s’accorder sur l’idée ( un travail sur les représentations : le blason, mur de Post-it®) Un travail dynamique sur les représentations consolidera le groupe projet. Cette étape va permettre à l’animateur de mesurer l’adéquation du public à la thématique du projet ; c’est une sorte d’analyse du public.
En effet, les personnes présentes mobiliseront d’autant plus de nouveaux participants qu’elles seront en mesure de parler clairement du projet et de la thématique dans laquelle il s’inscrit.
  • Passer de l’idée au projet : les étapes (les objectifs, les résultats attendus, travail sur les impacts, les enjeux, la dimension éthique -valeurs- l’impact….) avec en plus la dimension de la clarification des rôles de chacun(e).
  • L’écriture collective, les diverses méthodes et outils de formulation seront d’un grand secours, ne serait-ce que par les traces qu’ils laissent.
  • Les méthodes d'animation autour de la négociation sont à mobiliser. On peut trouver ici une série d’outils d'animation de groupe qui peuvent être mobilisés dans cette fiche.
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Des acteurs témoignent
Les difficultés pour l’accompagnateur sont notamment liés à cette mise en projet de tous les acteurs. Cela suppose de gérer les représentations différentes, désamorcer des conflits… Cela demande des techniques d’animation de réunion et de groupes de travail appropriés et adaptés aux acteurs en démarche. Sandrine Cendrier, REEL 48

Cette rencontre, destinée à recueillir mais aussi élaborer avec le commanditaire est suivie d’un temps d’analyse pour permettre à la personne en charge de l'accompagnement de produire une proposition. Il s’agit de formaliser la demande pour qu’elle devienne une commande.

Plus la commande sera claire et formalisée, et plus le projet gagnera en clarté et en faisabilité. Objectifs, contexte, conditions, limites, acteurs et partenariats à mobiliser, contraintes à intégrer, résultats attendus, points d’étape, modalités de validation et d’évaluation des résultats.
La proposition sera présentée et discutée avec le commanditaire pour validation dans un second temps.

Après l’élaboration du premier cadre de travail validé avec le commanditaire, il pourra être nécessaire de rencontrer les “parties prenantes” du projet pour finaliser le dispositif d’accompagnement. Il s’agira de préciser et adapter la démarche et vérifier que les conditions sont réunies pour envisager la réalisation du dispositif participatif avec des chances de réussite.

Scénario d'utilisation

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Cette séquence peut-être considérée comme un apport théorique individuel si elle est utilisée par une personne en autoformation , la grille d’évaluation sera très utile. Sinon, cette séquence est à utiliser en dynamique de groupe au travers d’une approche jeu de rôle par exemple : Vous avez un premier rendez-vous avec un prescripteur ou un groupe projet, comment allez-vous vous y prendre pour leur faire exprimer clairement leur commande? objectifs-résultats.*

Voir d’autres ressources

Module 2 : la dimension participative
Module 5 : quand on parle de posture et pratique

Évaluer cette séquence

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Auteur de la page : Guy Lévêque, Supagro



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